autor: Łukasz Czyżewski
W przypadku przedsiębiorców świadczących usługi zdalnie powszechną praktyką jest wykonywanie działalności w prywatnym mieszkaniu. W związku z tym warto zastanowić się czy wydatki związane z eksploatacją mieszkania można rozliczyć w ramach działalności gospodarczej, a jeżeli tak to w jaki sposób prawidłowo określić ich wielkość.
Firma w mieszkaniu a koszty uzyskania przychodu
Rozważania na temat wszelkich wydatków związanych z prowadzeniem firmy w prywatnym lokalu warto rozpocząć od przedstawienia ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W rezultacie jeżeli dany wydatek wykazuje bezpośredni lub pośredni związek z prowadzona działalnością gospodarczą to może zostać uwzględniony w rozliczeniu podatkowym jako koszt. Nie ulega wątpliwości, że w przypadku różnego rodzaju wydatków mieszkaniowych występuje powiązanie z firmą, która jest w tym mieszkaniu zarejestrowana. Wątpliwości mogą jednak dotyczyć metody ustalenia jaka część ogółu wydatków na mieszkanie może zostać przypisana do działalności gospodarczej.
W tym zakresie możemy bowiem wyróżnić dwa przypadki. Po pierwsze może wystąpić sytuacja gdy podatnik wydziela w swoim mieszkaniu określoną przestrzeń (np. jeden pokój) która ma służyć wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. Po drugie przedsiębiorca może wykonywać usługi w prywatnym lokalu bez dokładnego określenia jaka część jest przeznaczona na potrzeby firmowe, a jaka na potrzeby prywatne.
Powyższy problem był różnie interpretowany przez organy podatkowe. Początkowo dominowało stanowisko, że wydatki podlegają ujęciu w kosztach podatkowych wyłącznie gdy podatnik wyodrębnił część mieszkania służącą stricte do prowadzenia działalności gospodarczej. Przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28.03.2017r., nr 1462-IPPB1.4511.120.2017.1.MJ czytamy: „ Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego, wynika, iż Wnioskodawca ma zamiar wykorzystywać dla celów prowadzonej działalności gospodarczej część mieszkania (pokój) bez wyłączenia funkcji mieszkalnych, tj. w istocie niewydzieloną część lokalu mieszkalnego który nie służyłby tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, ale jednocześnie służyłby celom osobistym Wnioskodawcy tj. zaspokojeniu jego potrzeb mieszkaniowych. Z tej też przyczyny wskazane we wniosku wydatki związane z eksploatacją ww. pomieszczenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Niego działalności gospodarczej.”
Na szczęście dla podatników fiskus zaczął zmieniać zdanie w przedmiotowej sprawie. Jak wskazano w uzasadnieniu interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21.12.2017r., nr 0114-KDIP3-1.4011.361.2017.1.ES: „ Ustawa nie warunkuje możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na czynsz czy media od wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza.”
Identyczne podejście można znaleźć w piśmie Ministerstwa Finansów z 14 grudnia 2017 r., nr DPP7.054.10.2017.JQP. W świetle powyższego należy zauważyć, że obecnie wykładnia przepisów zmieniła się na korzyść podatników i nie jest już konieczne wydzielanie jednego pomieszczenia wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności. Trzeba jednak mieć na uwadze, że obowiązek udowodnienia, że dany wydatek został faktycznie przez podatnika poniesiony oraz że pozostaje w związku oraz odpowiedniej proporcji z uzyskanymi przychodami spoczywa na podatniku.
Czynsz za mieszkanie
Pierwszy wydatek który poddamy analizie to opłaty czynszowe. Choć jak już wskazano, obecnie nie jest konieczne wyodrębnienie jednego pomieszczenia na działalność gospodarczą to jednak podatnik musi określić jaka część jest przeznaczona do prowadzenia tej działalności. W praktyce wydatki na czynsz mieszkaniowy ujmowane są w kosztach podatkowych według klucza powierzchniowego.
Przykład
W prywatnym mieszkaniu o pow. 70 m2 przedsiębiorca wykorzystuje do prowadzenia działalność gospodarczej pow. 15 m2 będącą częścią jednego pokoju. Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 500 zł. W rezultacie procentowy udział powierzchni wykorzystywanej do działalności w ogólnej powierzchni mieszkania wynosi 21,4% (15 m2:70 m2 x 100%). Oznacza to, że miesięczna wartość czynszu którą podatnik będzie mógł uwzględnić w kosztach podatkowych to 107 zł ( 21,4% x 500 zł).
Opłaty za media
Kolejnym wydatek który może stanowić koszt uzyskania przychodu dotyczy opłat za media (woda, gaz, prąd, ścieki, wywóz śmieci). Również te opłaty mogą stanowić koszt uzyskania przychodu jeżeli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jak już zostało zaznaczone ustawa PIT nie określa żadnego sposobu wydzielenia z ogółu kosztów tych które są ponoszone w ramach działalności firmy. Jedynym warunkiem ustawowym jest aby wydatek stanowił koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatek ten musi rzeczywiście odpowiadać prowadzonej działalności. W konsekwencji w przypadku mediów nie zawsze właściwe i adekwatne będzie stosowanie kryterium powierzchniowego.
Biorąc pod uwagę koszty związane z energią elektryczną podatnik może do wyliczenia wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą stosować kryterium faktycznego zużycia.
Przykład
Podatnik w ramach swojej działalności gospodarczej korzysta z dwóch komputerów oraz lampki. Miesięczna opłata za energię elektryczną wynosi 600 zł. Biorąc pod uwagę pobór prądu przez te urządzenia podatnik ustalił, że koszt zużycia energii elektrycznej wynosi 2 zł na godzinę. Oznacza to, że przy 8 godzinach pracy przez 5 dni w tygodniu miesięczny wydatek na prąd, który może stanowić koszt podatkowy, wynosi 320 zł (2zł x 8 godz. x 20 dni). Jeżeli podatnik zastosowałby klucz powierzchniowy z poprzedniego przypadku ujęciu w kosztach uzyskania przychodu podlegałoby jedynie 128 zł (21,4% x 600zł).
Usługi telekomunikacyjne
Warto również zastanowić się w jaki sposób rozliczyć wydatki na używanie telefonu oraz korzystanie z Internetu. W zakresie tego zagadnienia wskazać należy, że w przypadku gdy przedsiębiorca wykupił abonament na firmę to cały wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno abonamentu internetowego jak i telefonicznego.
Natomiast inaczej przedstawia się sprawa gdy podatnik w toku działalności gospodarczej korzysta z prywatnego telefonu lub Internetu. W takim przypadku do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć tylko tą część opłat, która dotyczy usług związanych ze sprawami firmowymi.
Prawidłowe wydzielenie kosztów może jednak okazać się wysoce kłopotliwe ponieważ w przypadku rozmów telefonicznych z telefonu prywatnego konieczne będzie ustalenie, które rozmowy związane były ze sprawami firmowymi poprzez wykaz rozmów telefonicznych (billing). Jeszcze trudniejsze może okazać się ustalenie właściwej proporcji w przypadku domowego Internetu, gdzie podatnik musiałby prowadzić specjalną ewidencję określającą jaki czas wykorzystywał go do celów prywatnych, a jaki do celów działalności gospodarczej.
W rezultacie zdecydowanie prostszym i lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z usług telekomunikacyjnych, które nabywane są w ramach umowy podpisywanej przez przedsiębiorcę.
Amortyzacja mieszkania
Kolejnym kosztem który przedsiębiorca może uwzględnić w rozliczeniu podatkowym jest odpis amortyzacyjny. W pierwszej kolejności wskazać należy, że amortyzować można wyłącznie ten składnik majątku który uznany będzie za środek trwały. Zgodnie natomiast z art. 22a ust. 1 ustawy PIT środkiem trwałym są te lokale, które stanowią własność lub współwłasność podatnika, zostały przez niego nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok.
Warunkiem koniecznym do dokonywania odpisów jest także wpisanie mieszkania do prowadzonej ewidencji środków trwałych. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym mieszkanie to zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Odpisy amortyzacyjne dokonywane są od wartości początkowej mieszkania, która w przypadku mieszkania kupionego odpowiada cenie zakupu, powiększone o wszelkie koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania.
Naturalnie tak jak i w poprzednich przypadkach jeżeli podatnik wykorzystuje jedynie część mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych będzie wartość początkowa odpowiadająca stosunkowi powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe do ogółu powierzchni mieszkania.
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się według odpowiedniej stawki. Jeżeli podatnik posiada mieszkanie własnościowe roczna stawka amortyzacji wynosi 1,5%. Jeżeli wykorzystywany jest lokal objęty spółdzielczym własnościowym prawem to stawka wynosi 2,5%. Bardzo korzystną opcją jest amortyzowanie lokali uznanych za ulepszone lub używane ponieważ w takich okolicznościach roczna stawka amortyzacyjna wzrasta aż do 10%.
Odsetki od kredytu hipotecznego
Co ciekawe do kosztów uzyskania przychodów podatnicy mogą również zakwalifikować odsetki od kredytu zaciągniętego na zakup mieszkania w którym prowadzona jest działalność. Także i w tym przypadku ujęciu po stronie kosztowej podlega proporcjonalna część odsetek obliczona w stosunku powierzchni mieszkania wykorzystywanej w działalności gospodarczej do ogółu powierzchni lokalu. Warto również pamiętać, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy PIT ujęciu podlegają wyłącznie zapłacone odsetki od kredytu.
Koszty wyposażenia
Warto również przyjrzeć się wydatkom które przedsiębiorca ponosi na wyposażenie mieszkania. Jeżeli są to składniki majątku służące wyłącznie działalności gospodarczej (np. biurko, lampka) to mogą one w całości stanowić koszt uzyskania przychodu. To w jaki sposób owy koszt zostanie rozliczony zależy od wartości wyposażenia. Zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy PIT jeżeli cena jednostkowa danej rzeczy nie przekracza 10 000 zł to wydatek na jego zakup stanowi bezpośredni koszt uzyskania przychodu. W przypadku gdy wartość jest równo lub przekracza tą kwotę należy dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie należy amortyzować według 20% stawki.
Podatek od nieruchomości
Bardzo dużo wątpliwości wśród podatników rodzi kwestia ustalenia prawidłowej wysokości podatku od nieruchomości w przypadku gdy w prywatnym mieszkaniu jest prowadzona działalność gospodarcza. W przypadku bowiem lokali, które są wykorzystywane na potrzeby firmowe obowiązuje wyższa stawka podatku niż w odniesieniu do mieszkań o charakterze prywatnym.
Trzeba jednak podkreślić, że owa stawka podatku obowiązuje wyłącznie w sytuacji gdy na potrzeby firmowe zostało wyodrębnione konkretne pomieszczenie, co powoduje, że w stosunku do tej części należy opłacać wyższy podatek od nieruchomości. Jeżeli natomiast przedsiębiorca zarejestrował działalność w mieszkaniu ale nie wydzielił żadnej części na wyłączne potrzeby działalności to nie stanowi to podstawy do podwyższenia stawki podatku. Jeżeli mieszkanie pełni funkcje mieszane, o charakterze zarówno firmowym jak i mieszkalnym, to podatek należy opłacać wg stawki dla lokali mieszkalnych.
Stanowisko takie wynika m.in. z interpretacji indywidualnej Prezydenta Miasta Tychy z dnia 5.11.2013r., nr DKP.I.3120.0.2013: „ Zgłoszenie mieszkania, będącego jedynym i podstawowym miejscem zamieszkania dla podatnika i jego rodziny, jako miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywanie w nich pewnych czynności składających się na tą działalność nie oznacza, iż mieszkanie utraciło swój mieszkalny charakter i w konsekwencji nie należy go opodatkowywać stawką podatku od nieruchomości właściwą dla budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej.”
Marcin Sądej
