autor: Łukasz Czyżewski
Samochód prywatny w firmie, a koszty uzyskania przychodu
Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać prywatny samochód do celów służbowych i wliczać koszty z tym związane do kosztów uzyskania przychodów. Zakup pojazdu na firmę nie jest zatem konieczny. To rozwiązanie korzystne, jednak związane z pewnymi obowiązkami. Poniesione koszty z tytułu użytkowania samochodu w celach firmowych muszą być odpowiednio udokumentowane, co jest warunkiem na zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT informuj nas o tym, że wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów muszą być bezpośrednio lub pośrednio związane ze źródłem przychodów. Ponadto, z innego zapisu – art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT dowiadujemy się, że:
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu”.
W Ustawie pojawia się określenie „ewidencja przebiegu pojazdu”. Jest to tzw. kilometrówka, którą przedsiębiorca musi prowadzić systematycznie w systemie miesięcznym i rozliczać narastająco w ciągu roku. Ewidencję zobowiązany jest prowadzić więc przedsiębiorca, który wydatki poniesione z tytułu użytkowania własnego pojazdu chciałby uznać za koszty uzyskania przychodu. Pojazd musi jednak być własnością jego lub pracownika firmy bądź własnością osoby trzeciej, z którą została zawarta odpowiednia umowa najmu lub dzierżawy pozwalająca na jego użytkowanie.
Kilometrówka i zasady jej prowadzenia
W ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z z art. 23 ust. 7 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych muszą znaleźć się informacje tj.: imię i nazwisko osoby użytkującej pojazd oraz jej adres zamieszkania, dane dotyczące pojazdu – numer rejestracyjny i pojemność silnika, numer kolejny dokumentu, data jego wystawienia, opis trasy i cel wyjazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę będącą wynikiem mnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu i dane podatnika.
Wszystkie wydatki dotyczące użytkowania pojazdy własnego do celów firmowych muszą być udokumentowane fakturą VAT. Przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć nie tylko paliwo, ale również składki na ubezpieczenie OC i AC, opłaty parkingowe, usługi serwisowe i naprawę pojazdu.
