autor: Łukasz Czyżewski

• 19 listopada 2018

Wprowadzenie prywatnego samochodu do firmy

W związku z możliwością ujmowania w kosztach podatkowych wydatków związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu osobowego w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wielu przedsiębiorców rozważa opcje włączenia pojazdu do majątku firmowego. W poniższym artykule wyjaśniamy wszystkie najważniejsze kwestie z tym związane.

Wpływ nowych przepisów na wykorzystywanie prywatnego samochodu

Nowelizacja przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znosi, z dniem 1 stycznia 2019 r., obowiązek prowadzenia kilometrówki w zakresie wykorzystywania prywatnych samochodów w działalności gospodarczej. Niestety ale nie są to korzystne dla podatnika zmiany ponieważ jednocześnie zastrzeżono, że w przypadku wykorzystywania prywatnego auta do celów firmowych podatnik może uwzględnić w kosztach podatkowych jedynie 20% wydatków związanych z używaniem i eksploatacją pojazdu.

Od stycznia 2019 r. przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% wydatków związanych z samochodem osobowym będącym składnikiem majątku firmowego wykorzystywanego również do celów prywatnych przedsiębiorcy.

W rezultacie analizując treść przepisów wskazać należy, że optymalnym podatkowo rozwiązaniem będzie wprowadzenie prywatnego samochodu do majątku firmowego. Dzięki takiemu działaniu podatnik będzie mógł wliczyć w koszty nie 20% lecz 75% wydatków związanych z użytkowaniem samochodu.

Zasady wprowadzenia prywatnego składnika do majątku firmowego

W pierwszej kolejności wskazać należy, że żaden przepis ustawy nie zabrania wprowadzenia prywatnego składnika do majątku firmowego. Zasada ta dotyczy również samochodów osobowych. Trzeba jednak pamiętać, że odbywa się to zgodnie z przepisami ustawy.

Przede wszystkim jeżeli samochód spełnia definicję środka trwałego to jego ujęcie w kosztach podatkowych odbywa się poprzez odpisy amortyzacyjne. Zgodnie z art. 22 ust. 8 ustawy PIT kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami ustawy.

Kiedy natomiast mamy do czynienia ze środkiem trwałym wyjaśnia art. 22a ust. 1 ustawy PIT. W świetle tej regulacji środki trwałego to stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu operacyjnego.

W konsekwencji samochód osobowy stanowiący własność lub współwłasność podatnika, który ma być wykorzystywany do działalności gospodarczej, spełnia definicję środka trwałego, którego wartość jest rozliczana nie jednorazowo w kosztach lecz poprzez odpisy amortyzacyjne.

Ustalenie wartości początkowej

W myśl art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy PIT odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (wykazu), do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową. W rezultacie przedsiębiorca, który planuje wprowadzić prywatny samochód do majątku firmowego musi ustalić wartość początkową auta a następnie wpisać tą wartość do ewidencji środków trwałych.

Na temat ustalenia wartości początkowej wypowiada się art. 22g ustawy PIT. Przepis ten wskazuje, że za wartość początkową środków trwałych w razie odpłatnego nabycia uważa się cenę ich nabycia. Zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, cło oraz podatek akcyzowy. W konsekwencji w przypadku zakupu prywatnego auta wartością początkową będzie cena nabycia wynikającą z umowy sprzedaży lub faktury, którą dodatkowo można powiększyć o wszystkie koszty uboczne związane z zakupem.

Przykład 1.

Podatnik zakupił z Niemiec samochód osobowy w 2015 r. Cena wynikająca z umowy sprzedaży to 25 000 zł. Dodatkowo podatnik poniósł koszt związany z zapłatą podatku PCC, zarejestrowania samochodu, transportu do kraju oraz zapłaty akcyzy. W sumie wszystkie uboczne wydatki wynosiły 3000 zł. Jeżeli podatnik postanowić wprowadzić prywatny samochód do środków trwałych prowadzonej działalności to wartość początkowa auta będzie wynosić 28 000 zł. Podatnik postanawia wprowadzić i użytkować samochód od dnia 01.01.2019. Wartość początkowa samochodu będzie wynosić 28.000zł i od tej kwoty będą naliczane odpisy amortyzacyjne.

Mogą również wystąpić sytuacje gdy podatnik nie poniesienie żadnego kosztu zakupu auta ponieważ otrzymał je w spadku lub w darowiźnie. Art. 22g ustawy PIT wyjaśnia, że w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób za wartość początkową uważa się wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości. Należy zaznaczyć, że przepis nie wymaga aby konieczne było powoływanie biegłego w celu ustalenia wartości rynkowej.

Przykład 2.

Podatnik w 2015 r. otrzymał samochód osobowy w drodze darowizny. Umowa darowizny nie określała wartości samochodu. W takim przypadku podatnik powinien ustalić jaka była wartość rynkowa samochodu w 2015r.

Przykład 3.

Podatnik otrzymał samochód osobowy w drodze darowizny w 2015r. Ustalił, iż w tym czasie wartość rynkowa samochodu wynosiła 30 000 zł. Jednakże umowa darowizny określa, że wartość samochodu wynosi na dzień sporządzenia umowy 29 000 zł. W takim przypadku wartość początkowa samochodu podlegająca ujęciu w ewidencji środków trwałych wynosi 29 000 zł.

Pojawia się pytanie co w sytuacji gdy podatnik kupił auto jednak nie posiada żadnych dokumentów zakupu. W takim przypadku należy odnieść się do treści art. 22g ust. 8 ustawy PIT. Przepis ten stanowi, że jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych lub ich części nabytych przez podatników przed dniem założenia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia. Jak zatem widać w opisanej sytuacji wyceny samochodu dokonuje sam podatnik uwzględniając ceny rynkowe z grudnia roku poprzedzającego.

Przykład 4.

Podatnik nabył samochód w 2016r. Nie posiada jednak żadnych dokumentów zakupu. Podatnik postanowił wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych w styczniu 2019r. W takim przypadku powinien dokonać samodzielnej wyceny wartości początkowej prywatnego auta biorąc pod uwagę ceny rynkowe z grudnia 2018r.

Przedstawione przepisy nie wymagają od podatnika korzystania z usług biegłego rzeczoznawcy przy wycenie wartości samochodu osobowego. Czy zatem ustawa PIT przewiduje w ogóle konieczność posiadania wyceny biegłego? Jedynym przepisem, który się odwołuje do instytucji biegłego jest art. 22g ust. 9 ustawy PIT, który stanowi, że jeżeli podatnik nie może ustalić kosztu wytworzenia, wartość początkową środków trwałych ustala się w wysokości określonej z uwzględnieniem cen rynkowych, o których mowa w ust. 8, przez biegłego, powołanego przez podatnika. W rezultacie wycena biegłego konieczna jest jedynie w przypadku wytworzenia we własnym zakresie środka trwałego. Naturalnie w przypadku samochodów osobowych nie będziemy mieli do czynienia z sytuacją w której podatnik sam wytwarza taki pojazd. Oznacza to, że do nabytych lub otrzymanych w drodze spadku czy darowizny pojazdów nie jest wymagana wycena biegłego rzeczoznawcy.

Samochód osobowy stanowiący współwłasność podatnika

Często zdarza się, że samochód osobowy stanowi współwłasność z innymi członkami rodziny. Najczęściej taka sytuacja jest podyktowana kwestiami związanymi z niższymi kosztami ubezpieczenia pojazdu.
Taka sytuacja wywołuje również określone konsekwencje podatkowe. Trzeba bowiem zauważyć, że zgodnie z art. 22g ust. 11 ustawy PIT w razie gdy składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, wartość początkową tego składnika ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku; zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących wspólność majątkową małżonków, chyba że małżonkowie wykorzystują składnik majątku w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie.

Przykład 5.

Podatnik jest współwłaścicielem samochodu osobowego o wartości 20 000 zł, który został zakupiony na podstawie umowy sprzedaży zawartej w 2017r. Drugim współwłaścicielem jest jego ojciec. Podatnik postanowił wprowadzić auto do swojego majątku firmowego. W takim przypadku wartość początkowa będzie wynosić 10 000 zł.

Przykład 6.

Podatnik jest współwłaścicielem samochodu osobowego o wartości 30 000 zł, który został zakupiony na podstawie umowy sprzedaży zawartej w 2017r. Drugim współwłaścicielem jest jego żona, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Pomiędzy małżonkami istnieje wspólność majątkowa małżeńska. Podatnik postanowił wprowadzić auto do swojego majątku firmowego. W takim przypadku wartość początkowa będzie wynosić 30 000 zł.

Na zakończenie warto wskazać, że zgodnie z brzmieniem art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy PIT, obowiązującym od 2019 r., nie uważa się za koszt uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość:
a)225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych
b) 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.