autor: Łukasz Czyżewski
Podstawowym dowodem dokumentującym poniesienie kosztu przez przedsiębiorcę jest faktura. Jak wiadomo w obrocie oprócz faktur funkcjonują również paragony fiskalne. Czy zatem przepisy prawa podatkowego dopuszczają księgowanie kosztu na podstawie paragonu? Kwestie te wyjaśnimy w dzisiejszym artykule.
Dowody księgowe a paragon
Przeważająca większość przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą prowadzi swoją księgowość w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (w skrócie: KPiR). Dlatego też w celu ustalenia na podstawie jakich dokumentów można księgować koszty należy odnieść się do rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. W § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia wskazano, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.
Powyższy przepis nie wymienia paragonów fiskalnych. Czy to oznacza, że na jego podstawie nie możemy ująć kosztu w KPiR? Otóż w pewnych przypadkach jest to możliwe aczkolwiek podlega pewnym ograniczeniom.
Trzeba bowiem podkreślić, że rozporządzenie dopuszcza stosowanie również innych dokumentów które są uznawane za dowody księgowe. Do kwestii paragonów fiskalnych odnosi się § 14 ust. 4-5 rozporządzenia. Przepis ten podaje, że paragon może stanowić podstawę do zaksięgowania kosztu jeżeli dokumentuje:
– zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych oznaczonymi danymi jednostki wydającej paragon i określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru;
– zakupu paliwa i olejów za granicą kraju.
Jak zatem widać jedynie w nielicznych przypadkach paragon stanowi podstawę do ujęcia dokonanego zakupu w kosztach podatkowych firmy. W tym miejscu trzeba jednak wyjaśnić, że co do zasady, paragon jest wydawany osobom prywatnym, które dokonują zakupu niezwiązanego z działalnością gospodarczą. W przypadku przedsiębiorców dokumentem potwierdzającym zakup jest faktura.
Faktycznie może się też tak zdarzyć, że sprzedawca nie będzie miał obowiązku wystawienia faktury. Jednak dokonaną sprzedaż powinien udokumentować przynajmniej rachunkiem o którym mowa w art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej. Jak można zauważyć rachunek stanowi dowód księgowy pozwalający wpisać do KPiR każdy wydatek firmowy.
WAŻNE
Otrzymany paragon fiskalny tylko w nielicznych przypadkach może stanowić dowód księgowy. Przedsiębiorca powinien postarać się o uzyskanie faktury VAT, a w przypadku gdy sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury przynajmniej o rachunek.
Paragon fiskalny a odliczenie podatku VAT
Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na rozliczanie podatku VAT mogą zastanawiać się czy otrzymany paragon daje prawo do odliczenia podatku naliczonego.
W tym zakresie w pierwszej kolejności wskazać trzeba na treść art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy VAT, który podaje, że kwota podatku naliczonego, który podlega odliczeniu, wynika z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
W rezultacie podstawowa reguła stanowi, że czynny podatnik VAT może odliczyć podatek naliczony z otrzymanej faktury. Od tej zasady przewidziano jeden wyjątek. Otóż w § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie faktur wskazano, że faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:
a)numer i datę wystawienia,
b)imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
c)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
d)informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
e)kwotę podatku,
f)kwotę należności ogółem;
W konsekwencji jeżeli paragon za przejazd autostradą lub za przejazd środkami komunikacji na odległość co najmniej 50 km będzie zawierał wskazane elementy, to w myśl przywołanych przepisów będzie uznany za fakturę. Oznacza to, że podatnik z takiego paragonu może odliczyć podatek naliczony.
WAŻNE
Co do zasady prawo do odliczenia podatku VAT daje faktura. Jednak w pewnych sytuacjach przepisy prawa za fakturę uznają również paragon fiskalny. Dotyczy to jednak wyłącznie przejazdu autostradą lub środkami komunikacji zbiorowej na odległość przynajmniej 50 km.
