Kolejność umieszczenia dokumentów w segregatorze:
Do segregatora wkładamy dokumenty źródłowe (faktury, rachunki, dowody wewnętrzne itd) zaczynając od dokumentu nr 1 i kończąc na ostatnim zaksięgowanym dokumencie (widzimy go zawsze na wierzchu). Numer, pod którym jest zaksięgowany dokument znajduje się po lewej stronie księgi przychodów i rozchodów / ewidencji przychodów (kolumna l.p.). Numeracja w segregatorze będzie odwrotna niż w tradycyjnej książce. Na końcu segregatora jest pierwszy dokument a na początku ostatnio zaksięgowany. Pod dowody wewnętrze należy podpiąć załączniki np. potwierdzenie zapłaty, do którego odnosi się DW.
Po dokumentach źródłowych należy wpiąć do segregatora:
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów / Ewidencja przychodów
Deklaracja PIT5 lub PIT5L (do wykazania dochodu oraz należnej zaliczki PIT do wpłaty)
Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA (do tej deklaracji podpinamy potwierdzenia zapłaty składek)
Rejestr VAT sprzedaż oraz rejestr VAT zakupy
Deklaracja VAT7/VAT7K/VAT-UE/VAT-27
Ewidencja Środków Trwałych (EŚT)
Pozostała dokumentacja (dokumenty rejestracyjne, aktualizacyjne, umowa z biurem, pełnomocnictwa i inne)
Można także całą dokumentację przechowywać elektronicznie bez papierowego archiwum. Trzeba jednak spełnić pewne warunki tj. autentyczność, integralność i czytelność dokumentów.
Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.Elektroniczne księgi należy przechowywać bezpiecznie i z podziałem na poszczególne okresy zachowując chronologię.