Split payment, biała lista i firmowy rachunek bankowy

Split payment, biała lista i firmowy rachunek bankowy

Split Payment oraz Biała Lista Podatników VAT (Stan prawny od 1 stycznia 2027 r.)

Split payment to sposób wykonania przelewu za pomocą podzielonej płatności. Polega to na tym, że nabywca towarów lub usług otrzymuje od dostawcy fakturę z wykazanym podatkiem VAT i opłaca tę fakturę MPP (Mechanizmem Podzielonej Płatności). Kwota netto z faktury trafia na konto główne dostawcy, natomiast kwota VAT z faktury trafia na subkonto VAT.

Po stronie dokonującego przelew metoda podzielonej płatności wygląda w następujący sposób:

  • Jeżeli nabywca jest podatnikiem VAT czynnym i posiada wystarczające środki na subkoncie VAT – wartość VAT z faktury zostanie przelana z subkonta VAT nabywcy na subkonto VAT dostawcy, kwota netto zostanie przelana z konta głównego.

  • Jeżeli nabywca, podatnik VAT czynny, nie ma wystarczających środków na subkoncie VAT lub stan wynosi zero – kwota podatku VAT z faktury zostanie przelana z konta głównego nabywcy na subkonto VAT dostawcy. Kwota netto także zostanie przelana z konta głównego nabywcy.

  • Jeżeli nabywca jest podatnikiem zwolnionym z VAT, jego subkonto VAT zawsze będzie miało saldo zerowe. Pomimo tego taki podatnik także może wykonać przelew metodą podzielonej płatności. Wartość netto faktury oraz wartość podatku VAT zostanie przelana z konta głównego, ale wystawca faktury otrzyma już wpływ z podziałem na netto (konto główne) oraz VAT – na subkonto VAT.

Co ważne, aby dokonać przelewu MPP, można to zrobić tylko z konta firmowego oraz dostawca musi podać numer konta firmowego. Przelewy MPP dotyczą tylko transakcji B2B (firma-firma) i nie dotyczą relacji B2C (firma-osoba prywatna).

Z subkonta VAT możliwe jest dokonanie:

  • zapłaty wartości VAT z faktur zakupowych,

  • zapłaty deklaracji VAT (JPK_V7M / JPK_V7K),

  • zapłaty podatków dochodowych PIT i CIT,

  • zapłaty składek ZUS,

  • zapłaty podatku akcyzowego oraz należności celnych.

ZMIANY DOTYCZĄCE SPLIT PAYMENT I ZAŁĄCZNIKA NR 15

Załącznik nr 15 do ustawy o VAT obejmuje towary i usługi wrażliwe (m.in.: wyroby stalowe, komputery, telefony, konsole do gier, aparaty fotograficzne, kamery cyfrowe, tonery, części samochodowe, odpady, usługi budowlane).

Każda faktura na kwotę przekraczającą 15 tys. zł brutto (lub równowartość tej kwoty) dotycząca towarów lub usług z załącznika nr 15 wystawiona przez podatnika VAT czynnego musi posiadać adnotację „MECHANIZM PODZIELONEJ PŁATNOŚCI”.

  • Za brak tej adnotacji organ podatkowy ustala sankcję w wysokości do 30% kwoty podatku VAT przypadającej wyłącznie na towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 (sankcja podlega miarkowaniu i nie dotyczy całej kwoty VAT na fakturze).

  • Faktura na kwotę do 15 tys. zł brutto włącznie nie musi zawierać adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”. Dobrowolne jej umieszczenie nie jest błędem prawnym ani wykroczeniem, jednak nie nakłada na nabywcę ustawowego przymusu zapłaty w MPP.

Każdy nabywca (zarówno podatnik VAT czynny, jak i zwolniony z VAT), który nabywa towary lub usługi z załącznika nr 15, ma obowiązek opłacić fakturę w MPP, jeżeli jednorazowa wartość transakcji brutto przekracza 15 tys. zł.

Sankcje za brak zapłaty MPP przy transakcjach powyżej 15 tys. zł brutto:

  1. Dodatkowe zobowiązanie podatkowe w VAT w wysokości do 30% wartości podatku VAT z pozycji objętych załącznikiem nr 15.

  2. Odpowiedzialność karno-skarbowa (mandat lub grzywna z KKS).

  3. NOWOŚĆ OD 01.01.2027 R. – ZNIESIENIE SANKCJI KUP: Do końca 2026 r. brak zapłaty w MPP powodował utratę kosztów podatkowych. Od 1 stycznia 2027 r. pominięcie Split Paymentu NIE pozbawia już prawa do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodów (KUP) w PIT i CIT. Koszt podatkowy zostaje w pełni zachowany!

Solidarna odpowiedzialność za nabycie towarów (nie dotyczy usług budowlanych) z załącznika nr 15 dotyczy transakcji do 15 tys. zł brutto: jeżeli dostawca nie wpłaci należnego podatku VAT z transakcji, nabywca odpowiada za ten dług podatkowy solidarnie. Płatność gotówką, kartą, PayU czy PayPal nie chroni nabywcy przed tą odpowiedzialnością – pełną ochronę daje wyłącznie przelew w MPP.

NOWOŚĆ OD 01.01.2027 R. – OBOWIĄZKOWY NUMER KSeF W PRZELEWIE MPP:

Od 1 stycznia 2027 r. przy wykonywaniu przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ust. 1g ustawy o VAT) obowiązkowe staje się wpisanie w komunikacie przelewu unikalnego systemowego numeru KSeF faktury lub identyfikatora zbiorczego (generowanego w KSeF przy płatności za pakiet faktur). Brak tego numeru stanowi naruszenie wymogów formalnych split paymentu.

BIAŁA LISTA PODATNIKÓW VAT I ZMIANY OD 1 STYCZNIA 2027 R.

Biała lista podatników VAT to publiczny wykaz zawierający m.in. zarejestrowane firmowe rachunki bankowe przedsiębiorców, ich status VAT oraz historię rejestracji.

W przypadku transakcji o wartości przekraczającej 15 tys. zł brutto nabywca ma obowiązek dokonania zapłaty na rachunek bankowy kontrahenta widniejący na Białej Liście w dniu zlecenia przelewu.

Konsekwencje zapłaty powyżej 15 tys. zł na rachunek spoza Białej Listy:

  1. Podatek dochodowy (Koszty Uzyskania Przychodów):

    • Do 31 grudnia 2026 r.: opłacenie faktury na rachunek prywatny lub niezgłoszony na Białej Liście skutkowało całkowitą utratą prawa do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodów (dla całej kwoty przelewu, a nie tylko nadwyżki).

    • NOWOŚĆ OD 01.01.2027 R. – KOSZTY ZOSTAJĄ ZACHOWANE: Zgodnie z nowelizacją (art. 1 pkt 1–2 PIT oraz art. 2 pkt 3–4 CIT) od 1 stycznia 2027 r. sankcja wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów przestaje obowiązywać. Jeśli przelew trafi na rachunek spoza Białej Listy, koszt podatkowy w PIT/CIT jest w 100% zachowany. (Uwaga: dotyczy dokumentów wystawionych od 01.01.2027 r.)

    • WYJĄTEK – GOTÓWKA: Płatność gotówką powyżej 15 tys. zł bez pośrednictwa rachunku płatniczego nadal bezwzględnie skutkuje brakiem KUP (tutaj przepisy nie uległy zmianie).

  2. Podatek VAT (Odpowiedzialność solidarna) – NADAL OBOWIĄZUJE:

    • Przelew powyżej 15 tys. zł na rachunek spoza Białej Listy w dalszym ciągu skutkuje solidarną odpowiedzialnością nabywcy całym majątkiem za zaległości w podatku VAT sprzedawcy (art. 117ba Ordynacji podatkowej).

    • Aby uwolnić się od solidarnej odpowiedzialności w VAT, należy złożyć zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni od daty zlecenia przelewu do urzędu skarbowego WŁAŚCIWEGO DLA NABYWCY (podatnika płacącego), a nie do urzędu dostawcy.

    • Alternatywnie: sankcja w VAT nie wystąpi, jeżeli transakcja zostanie opłacona przelewem MPP (nawet na rachunek nieujęty na Białej Liście).

PYTANIA I ODPOWIEDZI

1. Czy to znaczy, że jeśli założy się konto firmowe, by było na Białej Liście, to trzeba jeszcze otworzyć subkonto na VAT?

Nie. Każdy bank ma ustawowy obowiązek automatycznie utworzyć bezpłatne techniczne subkonto VAT do każdego rachunku rozliczeniowego.

2. W jaki sposób można zabezpieczyć się przed tym, że sprzedawca nie zapłaci podatku? Czy powinno się opłacać metodą Split Payment wszystkie faktury, nawet poniżej 15 tys. brutto?

Tak. Płatność split payment uwalnia z odpowiedzialności solidarnej w VAT bez względu na kwotę faktury i eliminuje potrzebę sprawdzania załącznika nr 15.

3. Zakup nośników elektronicznych, sprzętu fotograficznego – czy w tym przypadku też trzeba płacić w MPP?

Jeżeli są to pozycje z załącznika nr 15, a łączna wartość transakcji przekracza 15 tys. zł brutto – zastosowanie MPP jest obowiązkowe pod rygorem sankcji w VAT. Poniżej 15 tys. zł brutto nie ma prawnego przymusu, jednak zaleca się MPP, by wyeliminować odpowiedzialność solidarną.

4. Czy trzeba posiadać środki na subkoncie VAT, by zrobić przelew MPP?

Nie. Jeżeli na rachunku VAT brakuje środków, bank automatycznie pobierze całą kwotę (zarówno netto, jak i VAT) ze zwykłego konta firmowego.

5. Czy opłacając fakturę, trzeba specjalnie zaznaczać, że przelew ma pójść jako split payment?

Tak, w bankowości wybiera się dedykowany przelew MPP/VAT. Od 2027 r. w formatce przelewu MPP obowiązkowo podaje się systemowy numer identyfikacyjny KSeF opłacanej faktury (lub identyfikator zbiorczy).

6. Czy trzeba samodzielnie wpisać konto na Białą Listę?

Wykaz pobiera rachunki automatycznie po zgłoszeniu ich w CEIDG (jednoosobowa działalność) lub na formularzu NIP-8 (spółki). Prywatne konto osobiste (ROR) nigdy nie pojawi się na Białej Liście.

7. Czy w związku ze zmianami przepisów trzeba podjąć dodatkowe kroki?

Poza posiadaniem konta firmowego kluczowe jest dostosowanie systemów finansowo-księgowych i bankowych do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – w szczególności do automatycznego generowania identyfikatorów KSeF w przelewach MPP. Należy też pamiętać, że chociaż od 2027 r. znika kara wyłączenia z kosztów (KUP), to weryfikacja Białej Listy oraz wysyłka druków ZAW-NR w ciągu 7 dni nadal są konieczne, by uniknąć płacenia cudzego podatku VAT w ramach odpowiedzialności solidarnej.