Najważniejsze zmiany w KSeF od 1 stycznia 2027 r. – na co muszą przygotować się przedsiębiorcy?
Od 1 stycznia 2027 roku wchodzi w życie pakiet kluczowych zmian w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ta data definitywnie kończy większość dotychczasowych okresów przejściowych i ułatwień w fakturowaniu. Poniżej zebraliśmy najważniejsze nowości, o których musi wiedzieć każdy właściciel firmy.
1. Likwidacja wyłączenia dla najmniejszych firm (koniec limitu 10 000 zł)
Przestaje obowiązywać okres przejściowy, który pozwalał wystawiać faktury papierowe lub w PDF podmiotom, których łączna wartość sprzedaży brutto na fakturach nie przekraczała 10 000 zł miesięcznie. Od początku 2027 r. każda faktura na rzecz innej firmy (B2B) musi być wystawiona w KSeF. Zmiana ta dotyczy wszystkich, w tym również podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT (tzw. nievatowców).
2. Koniec faktur z kas rejestrujących
Całkowicie wygasa możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących. W praktyce dotyczy to dziś głównie stacji paliw i hurtowni, gdzie faktury drukują się bezpośrednio z drukarki fiskalnej (na rolce papieru). Od 1 stycznia 2027 r. w tych miejscach faktury również będą wystawiane wyłącznie w KSeF.
3. Koniec paragonów z NIP (do 450 zł) jako faktur uproszczonych
Paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy opiewający na kwotę do 450 zł (lub 100 euro) nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. Aby transakcja B2B stanowiła podstawę do odliczenia podatku VAT lub zaliczenia wydatku w koszty firmowe, konieczne będzie uzyskanie faktury w KSeF. Co ważne: aby sprzedawca mógł wystawić fakturę do paragonu, paragon musi nadal zawierać NIP nabywcy – ten przepis pozostaje w mocy i NIP trzeba podać przy kasie przed wydrukiem.
4. Numer KSeF w przelewach bankowych (Tylko między czynnymi podatnikami VAT)
Wprowadzony zostaje obowiązek podawania numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego) w tytule przelewu bankowego za opłacane faktury. Co jednak kluczowe, przepis ten dotyczy wyłącznie transakcji, w których obie strony są czynnymi podatnikami VAT.
- Obowiązek występuje tylko wtedy, gdy zarówno płacący (nabywca), jak i odbiorca płatności (sprzedawca) to podatnicy VAT czynni.
- Brak obowiązku podawania numeru KSeF występuje przy płatnościach na rzecz podatników zwolnionych z VAT, w transakcjach z konsumentami (B2C), przy płatnościach kartą czy BLIK-iem (brak technicznej możliwości wpisania tytułu) itp.
5. Rok bez kar – sankcje skarbowe przesunięte na 1 stycznia 2028 r.
Dobra wiadomość jest taka, że choć sam powszechny obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie z początkiem 2027 r., ustawowe przepisy sankcyjne zostały odroczone o pełny rok. Oznacza to, że przez cały 2027 rok urzędy skarbowe nie nałożą kar finansowych (wynoszących nawet do 100% kwoty podatku VAT) za wystawienie faktury poza systemem, błędy formalne czy opóźnienia. Rok 2027 będzie stanowił bezpieczny bufor adaptacyjny, pozwalający na dopracowanie wewnętrznych procedur w firmie.