Składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych firmy wpłacają w dwóch terminach.
Do 10-go dnia następnego miesiąca – firmy jednoosobowe (bez pracowników) opłacające składki wyłącznie za siebie.
Do 15-go dnia następnego miesiąca – firmy zatrudniające pracowników lub zleceniobiorców.

Składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłacane są od 01.01.2018 na INDYWIDUALNY NUMER SKŁADOWY. Każdy przedsiębiorca otrzymuje od ZUS odpowiedni numer konta, na które wpłacane są wszystkie składki ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wysyła do przedsiębiorcy listem informację o tym unikalnym numerze konta do wpłat.. Można ten numer zweryfikować na stronie https://www.eskladka.pl/

Przelewy do ZUS od 01.01.2018 nie muszą już być odpowiednio opisywane.
Przedsiębiorca posiada indywidualny numer składkowy i wszystkie wpłaty na te konto dotyczą tylko konkretnego przedsiębiorcy. Wpłaty są zaliczane na poczet najstarszych zaległości. Opis przelewu może być dowolny np „składki ZUS”.

Wpłaty należnych podatków dokonujemy w następujących terminach:

• PIT – do 20go dnia następnego miesiąca
• PPE (zryczałtowany podatek dochodowy) – do 20go dnia następnego miesiąca
• VAT – do 25go dnia następnego miesiąca
  

Płatności podatkowych dokonuje się na konta właściwego dla podatnika urzędu skarbowego. Najłatwiej w wyszukiwarce wpisać „US + miasto, w którym znajduje się właściwy urząd skarbowy”. Na stronie urzędu konta do wpłat znajdują się w zakładce: ORGANIZACJA->NUMERY RACHUNKÓW BANKOWYCH.

Wpłaty podatków muszą być oznaczone identyfikatorem płatności.

• podatek dochodowy od osób fizycznych PIT (PIT5, PIT5L)
• zryczałtowany podatek dochodowy PPE
• podatek od towarów i usług VAT7 lub VAT7K (kwartalny)
• podajemy za jaki okres dokonujemy wpłaty w formacie MM/RRRR lub MM/RR
• jeżeli dokonujemy wpłaty za kwartał zamiast MM wpisujemy odpowiedni numer kwartału
  

Kolejność umieszczenia dokumentów w segregatorze:
Do segregatora wkładamy dokumenty źródłowe (faktury, rachunki, dowody wewnętrzne itd) zaczynając od dokumentu nr 1 i kończąc na ostatnim zaksięgowanym dokumencie (widzimy go zawsze na wierzchu). Numer, pod którym jest zaksięgowany dokument znajduje się po lewej stronie księgi przychodów i rozchodów (kolumna l.p.). Numeracja w segregatorze będzie odwrotna niż w tradycyjnej książce. Na końcu segregatora jest pierwszy dokument a na początku ostatnio zaksięgowany. Na dokumentach źródłowych nanosimy długopisem odpowiedni numer zgodnie z KPIR (1,2,3 itd) – miejsce dowolne ale najlepiej w prawym dolnym rogu.
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów.
Deklaracja PIT5 lub PIT5L (do wykazania dochodu oraz należnej zaliczki PIT do wpłaty)
Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA (do tej deklaracji podpinamy potwierdzenia zapłaty składek)
Rejestr VAT sprzedaż oraz rejestr VAT zakupy
Deklaracja VAT7/VAT7K/VAT-UE/VAT-27
Ewidencja wyposażenia
Ewidencja Środków Trwałych (EŚT)
Pozostała dokumentacja (dokumenty rejestracyjne, aktualizacyjne, umowa z biurem, pełnomocnictwa i inne)

Obecnie kontrole podatkowe przeprowadzane są w inny sposób niż to było jeszcze kilka lat temu. Od momentu wprowadzenie jednolitych plików kontrolnych podatniczy są sprawdzani na bieżąco. W szczególności dotyczy to podatników VAT-czynnych, za których wysyłamy co miesiąc kontrolny plik JPK-VAT. Na ogół to wystarcza. Podobnie jest z podatkiem dochodowym. Na żądanie urzędu skarbowego wysyłamy plik JPK-KPIR. Takie czynności kończą się na ogół przesłaniem do urzędu skanu kilku faktur. Jeżeli jest ok na tym kończy się kontrola. W tych czynnościach kontroli elektronicznych bierzemy czynny udział w pakiecie księgowości online jak i w pakiecie księgowości stacjonarnej. Kontrole „na żywo” przeprowadzane w urzędzie skarbowym lub w miejscu przechorowywania dokumentacji księgowej są niezwykle rzadko. Jeżeli zajdzie potrzeba reprezentowania Klienta podczas takiej kontroli to jest to tylko w pakiecie księgowości stacjonarnej.

Oczywiście Klient nic nie księguje samodzielnie. Każdy bez względu na pakiet księgowy otrzymuje dedykowaną księgową. Wszystkimi księgowymi sprawami zajmuje się pracownik biura. Jest to zasadnicza różnica między księgowością online u nas i w konkurencji. Z doświadczenie wiemy, że samodzielna księgowość przez osobę nie będącą z branży zawsze kończy się źle. Zalecamy nie ryzykować z samodzielnym księgowaniem w dużych platformach księgowych.

1. Pakiet „księgowość online”:
   • dokumenty kosztowe należy zeskanować i wysłać jako załączniki do maila
   • korzystając z fakturaXL.pl nie trzeba wysyłać faktur sprzedaży
   • nie pracujemy na zdjęciach oraz na skanach mobilnych
   • termin wysłania dokumentów to 10ty dzień miesiąca
2. Pakiet „księgowość stacjonarna”:
   • należy wysłać maila pod podany przez nas adres celem zamówienia kuriera
   • na drugi dzień roboczy kurier odbierze przesyłkę
   • faktury przychodowe pobieramy samodzielnie z fakturaXL.pl
   • faktury elektroniczne mogę być wysłane do księgowania elektronicznie
   • potwierdzenia zapłaty ZUS oraz zaliczek PIT mogą także być przysyłane elektronicznie
   • istnieje możliwość przesyłania oryginałów faktur kosztowych rzadziej niż raz w miesiącu po ustaleniu z dedykowanym księgowym
   • termin wysłania dokumentów to 10ty dzień miesiąca
   

1. Obsługujemy :
   • Działalność IT 62.01.Z, 62.02.Z, 62.03.Z, 62.09.Z
   • Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami 68.31.Z
   • Działalność prawnicza 69.10.Z
   • Działalność w zakresie architektury 71.11.Z
   • Inżynieria i doradztwo techniczne 71.12.Z
   • Projektowanie, działalność profesjonalna 74.10.Z, 74.90.Z
   • Działalność fotograficzna 74.20.Z
   • Działalność związana z tłumaczeniami 74.30.Z
   • Branża medyczna 86.21.Z, 86.22.Z, 86.23.Z
   • Działalność agentów i brokerów ubezpieczeniowych 66.22.Z
   • Usługi finansowe, z wyłączeniem ubezpieczeń 66.19.Z
   • Pozostałe pozaszkolne formy edukacji 85.59.B
2. Nie obsługujemy :
   • branża budowlana
   • branża transportowa, w tym usługi taxi
   • produkcja i handel
   • sklepy stacjonarne i internetowe
   • branża turystyczna
   • fryzjerstwo i kosmetyka
   • rozliczający się VAT metodą kasową
   • spółek kapitałowych
   • spółek cywilnych
   • stowarzyszeń, fundacji