autor: Łukasz Czyżewski
PREZENTY, UPOMINKI DLA KONTRAHENTÓW
W okresie świątecznym przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie, czy mogą kupić i podarować prezenty świąteczne swoim kontrahentom, a faktury wrzucić w koszty działalności. Oczywiście oprócz świąt, zdarza się, że chcą promować swoją firmę poprzez wręczanie drobnych upominków. Niestety nie zawsze wręczenie takiego prezentu, upominku może być traktowane jako reklama przedsiębiorcy. To właśnie prawidłowe rozróżnienie charakteru przekazywanych nieodpłatnie prezentów i upominków oraz innych świadczeń będzie wpływało na możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów podatnika. Na początku warto jednak zapoznać się z pojęciami reprezentacji i reklamy, aby zrozumieć problem wręczanych upominków.
POJĘCIE REPREZENTACJI I REKLAMY
Według ustawy o podatku dochodowym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z kilkoma wyjątkami wymienionymi w ustawie. Kosztami uzyskania są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło przychody także w przyszłości. W wymienionych w ustawie wyjątkach można znaleźć jednak, że kosztami uzyskania przychodów nie są koszty poniesione na reprezentację, w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Oznacza to, że o tym, czy dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, decyduje cel poniesionego wydatku, czy jest on wydatkiem przeznaczonym na reklamę podatnika, czy też jest on wydatkiem przeznaczonym na jego reprezentację. Ustawodawca przyjął, że reklama w całości może stanowić koszt uzyskania przychodów pod warunkiem spełniania określonych przesłanek, zaś wydatki reprezentacyjne, nie mogą być na gruncie podatku dochodowego traktowane jako koszt podatkowy. Niestety ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wyjaśnia dokładnie pojęcia reklamy, ani też reprezentacji, dlatego też definicji tych należy szukać w innych źródłach. Na gruncie języka polskiego słowo reprezentacja określana jest jako okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. W odniesieniu do prowadzonej działalności gospodarczej można więc przyjąć, że reprezentacja wiąże się z okazałością firmy, w celu wywołania dobrego wrażenia. W tym wypadku działanie podatnika ma na celu stworzenie właściwego wizerunku swojego oraz swojej firmy, dzięki czemu zachęci kontrahentów do nabywania przez nich swoich towarów lub usług. Reprezentowanie wywołujące korzystne postrzeganie przedsiębiorcy przez podmioty zewnętrzne może polegać na odpowiednim ubiorze, wystroju firmy, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów, ale także wręczaniu kontrahentom różnego rodzaju upominków. Z kolei reklama postrzegana jest jako działanie mające kształtować popyt poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach lub usługach w celu zachęcenia ich do nabycia towarów i usług od tego właśnie, a nie innego podmiotu gospodarczego. Reklama musi zawierać elementy wartościujące towar, usługę, zachęcające do kupna. Za reklamę należy uznać wszystko, co zawiera informacje, które są niezbędne do zawarcia umowy z tym przedsiębiorcą. Pojęcie reklamy powinno być rozumiane szeroko, bowiem reklama może dotyczyć nie tylko sprzedawanych towarów i usług, ale także może polegać na promowaniu całej firmy. Głównym więc kryterium, które decyduje o tym czy wręczany kontrahentowi upominek będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów jest cel jakiemu służy ten upominek oraz jego wartość. Jeśli wręczany prezent będzie służył celom reklamy, można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli z kolei wydatek na prezent będzie miał na celu poprawę wizerunku firmy, a tym samym cel reprezentacyjny, nie można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
PREZENTY, UPOMINKI Z LOGO PODATNIKA
Rozpowszechnianie logo firmy przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu to nic innego jak reklama. Wydatki poniesione więc przez podatnika na reklamę, a także na upominki reklamowe zawierające logo firmy uznawane są za koszty związane z uzyskiwanymi przychodami. Gadżety reklamowe z logo firmy takie jak kubki, długopisy, podkładki pod mysz, kalendarze, pendrive zaliczane są więc do kosztów działalności. Należy jednak zaznaczyć, że wymienione upominki nie mogą należeć do drogich prezentów, bowiem wtedy nawet gdy są opatrzone logo podatnika, w ocenie organów podatkowych mogą nosić znamiona reprezentacji, która jak już wiadomo nie może być zaliczona do kosztów. Logo firmy powinno być również w widocznym miejscu upominku, bowiem gdy jest umieszczane w sposób dyskretny, nie rzucający się w oczy może być uznane za stworzenie lepszego wizerunku podatnika. Za prezenty reklamowe uważa się więc takie upominki, których wartość jest niewysoka i są one rozdawane masowo oraz opatrzone są w sposób trwały i widoczny w logo firmy wręczającej upominek. Wydatki na tego rodzaju prezenty mogą stanowić koszt podatkowy.
PREZENTY, UPOMINKI BEZ LOGO PODATNIKA
Przekazywane przez podatnika prezenty w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą nie zawsze mają logo firmy. Podatnik może przekazywać np. drogie pióra, bilety na koncerty, czy do teatru itp. Prezenty te zazwyczaj też trafiają do największych i strategicznych klientów, z którymi podatnik już współpracuje. Tego typu wydatki i zachowanie podatnika ma na celu stworzenie dobrego wizerunku swojej firmy oraz ułatwienie zawarcia kolejnej umowy bądź kontraktu. Takiego typu działania mają cel reprezentacyjny, a więc nie mogą być zaliczane w koszty uzyskania przychodów działalności. Reasumując, wydatki na upominki bez logo firmy przekazywane wyselekcjonowanym klientom w sytuacjach ściśle związanych z realizowanymi zadaniami biznesowymi, np. podpisanie umowy, ustalenie warunków współpracy, jako koszty reprezentacji nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów.
PREZENTY, UPOMINKI ŚWIĄTECZNE
W okresie świątecznym najczęściej pojawia się problem, czy rozdawane prezenty i upominki mogą zostać zaliczone w koszty podatnika. W tym przypadku również należy wziąć pod uwagę, czy prezenty te mają znamiona reklamy, czy też reprezentacji. Oczywiście charakter reklamowy mogą mieć upominki rozdawane z okazji świąt, jeśli opatrzone są logo firmy. Powinny być też niewielkiej wartości. Czyli wydatki na kartki świąteczne, wymienione już kubki, smycze, koszulki, latarki zawierające logo firmy i rozdawane w okresie świątecznym mogą trafiać w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Jednak wręczanie drogich prezentów wyselekcjonowanym podatnikom, będą zaliczane do wydatków reprezentacyjnych. Przykładami takich wydatków są przede wszystkim kosze świąteczne ze słodyczami lub innymi rzeczami o łącznie dużej wartości. Tego typu prezenty nie będą mogły zostać zaliczone w koszty działalności.
PREZENTY, UPOMINKI W POSTACI ALKOHOLU
W ustawie o podatku dochodowym wyraźnie zaznaczone są wydatki na alkohol jako te, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Podatnik więc nie będzie mógł zaliczyć faktur na te wydatki w ciężar kosztów. Nawet jeśli przekazany kontrahentowi alkohol będzie w opakowaniu z logo swojego przedsiębiorstwa to wydatki te nie będą kosztami podatkowymi. PREZENTY, UPOMINKI A UJĘCIE PODATKOWE. Przekazywane podatnikowi prezenty mogą stanowić przychód podlegający opodatkowaniu. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że przychodem podatnika są nie tylko świadczenia pieniężne, ale również otrzymane, albo pozostawione w dyspozycji podatnika świadczenia otrzymane w naturze lub inne nieodpłatne świadczenia. Oczywiście od każdej reguły są wyjątki i tak w tym wypadku istnieją sytuacje, które pozwalają na uniknięcie opodatkowania. Wyjątkiem są przede wszystkim prezenty o małej wartości, jednak wręczane osobom fizycznym, które nie pozostają w stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnym z obdarowującym. Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym prezent nie może być droższy niż 200 zł i nie może mieć charakteru wystawnego, ani reprezentatywnego. Limit 200 zł to jednorazowa wartość świadczeń otrzymanych przez świadczeniobiorcę w ramach jednej akcji związanej z promocją i reklamą świadczeniodawcy. Nie ma więc przeszkód, by stosować zwolnienie do wartości nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych przez te same osoby od tych samych świadczeniodawców, ale w ramach odrębnie prowadzonych akcji promocyjno-reklamowych, które łącznie przekraczają ten limit.
Prezenty dla klientów – osób fizycznych przekraczające jednorazowo wartość 200 zł zobowiązują firmę (świadczeniodawcę) do sporządzenia deklaracji PIT-8C i przekazania do końca lutego następnego roku podatkowego, podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu. Jeśli jednak prezent został przekazany innemu przedsiębiorcy, to właśnie obdarowany powinien rozliczyć się z fiskusem. Przekazujący upominek jest zobligowany do dopełnienia obowiązku informacyjnego – za pomocą deklaracji PIT-8AR.
Inaczej trochę wygląda sytuacja w przypadku podatku od towaru i usług. Nieodpłatne przekazanie towarów podlega opodatkowaniu podatkiem VAT tylko wówczas, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów. Z tym, że prawo to nie przesądza ostatecznie o konieczności opodatkowania tej czynności podatkiem VAT. Ustawodawca tak jak i w przypadku podatku dochodowego wyłączył z opodatkowania przekazane kontrahentom prezenty o małej wartości, jeśli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Limity w przypadku podatku VAT wyglądają trochę inaczej niż w podatku dochodowym. Prezenty o małej wartości przekazywane jednej osobie to:
- prezenty, które łącznie nie mogą przekroczyć w roku podatkowym wartości netto 100zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób
- prezenty, których przekazania nie ujęto w wyżej wymienionej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia to jednostkowy koszt wytworzenia w momencie przekazania towaru nie przekracza wartości 10 zł
Warto zaznaczyć, że w przypadku ustawy o VAT nie na znaczenia komu przekazywany jest prezent o małej wartości. Mówiąc inaczej nie ma znaczenia jego status prawny, czy jest to osoba fizyczna, czy też spółka lub fundacja. Co więcej w/w limit nie ma charakteru jednostkowego w tym sensie, że jego przekroczenie powoduje konieczność opodatkowania nieodpłatnej dostawy tego towaru, którym przekraczana jest wartość 100 zł (towary przekazane wcześniej, których łączna wartość w danym roku wręczone jednej osobie nie przekroczyła tego limitu pozostają prezentami małej wartości). Limit 10 zł dotyczy jednak ceny pojedynczego prezentu, a nie jak ma to miejsce w przypadku obowiązku prowadzenia ewidencji sumy prezentów w ciągu roku do kwoty 100 zł. W przypadku, w którym w ciągu roku podatkowego prezenty dawane jednej osobie przekroczą kwotę 100 zł netto, należy odprowadzić podatek VAT od wartości powyżej tych 100 zł netto.
Zdaniem organów podatkowych, nie podlega opodatkowaniu również nieodpłatne przekazanie drukowanych materiałów promocyjnych (reklamowych), jeśli nie przedstawiają wartości użytkowej dla „obdarowanego” (np. gazetki z bieżącą ofertą sprzedawcy, które służą jedynie zapoznaniu się przez potencjalnego nabywcę towaru z asortymentem oferowanym do sprzedaży). Jeśli jednak przedmiotem nieodpłatnej dostawy będzie długopis, kalendarz, notes, parasol czy T-shirt z nadrukiem reklamowym to należy przyjąć, że taki towar dla nabywcy będzie miał już wartość użytkową.
W przypadku nieodpłatnego przekazania towarów na cele nie związane z działalnością gospodarczą będą one podlegały opodatkowaniu, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Jeśli jednak podatnik będzie w stanie wykazać związek nieodpłatnego przekazania towarów z działalnością gospodarczą (np. reklama przedsiębiorcy, promocja produktu, itp.), to nie musi naliczać podatku VAT od towarów, których jednostkowa cena nabycia (koszt wytworzenia) nie przekracza 10 zł, niezależnie od tego komu i w jakiej ilości je przekaże.
Jeśli podatnik nie jest w stanie udowodnić, że przekazywane nieodpłatnie towary miały związek z jego działalnością gospodarczą – to musi tę czynność opodatkować podatkiem VAT.
