1. Data sprzedaży (data wykonania usługi)
Dla usług świadczonych w sposób ciągły, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń (np. co miesiąc), usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia. Oznacza to, że datą sprzedaży (datą wykonania usługi) na fakturze powinna być ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego (np. ostatni dzień miesiąca, za który usługa jest fakturowana).
- Przykład: Jeśli umowa przewiduje miesięczne rozliczenia za usługi świadczone w czerwcu, to datą sprzedaży na fakturze będzie 30 czerwca
2. Data wystawienia faktury i termin wystawiania
-
Data wystawienia: Jest to dzień, w którym faktura jest fizycznie tworzona i sporządzana. Może być ona inna niż data sprzedaży.
-
Termin wystawienia faktury: Co do zasady, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę.
- W przypadku usług ciągłych rozliczanych miesięcznie, oznacza to, że fakturę za dany miesiąc należy wystawić do 15. dnia kolejnego miesiąca.
- Fakturę można wystawić również wcześniej, nawet do 60 dni przed dokonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty.
- W przypadku usług ciągłych rozliczanych miesięcznie, oznacza to, że fakturę za dany miesiąc należy wystawić do 15. dnia kolejnego miesiąca.
-
Przykład: Za usługi wykonane w czerwcu (data sprzedaży 30 czerwca), fakturę można wystawić od 1 czerwca do 15 lipca.
3. Obowiązkowe elementy na fakturze
Faktura za usługi ciągłe, podobnie jak każda inna faktura, musi zawierać standardowe elementy określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT :
- Data wystawienia faktury.
- Numer kolejny dokumentu, który jednoznacznie identyfikuje fakturę.
- Nazwa (lub imię i nazwisko) oraz adres podatnika (sprzedawcy) i nabywcy.
- Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP).
- Nazwa (rodzaj) usługi.
- Ilość lub liczba oraz miara świadczonych usług.
- Kwota należności ogółem (w przypadku usług zwolnionych z VAT jest to jednocześnie kwota netto i brutto)
4. Opis nazwy usługi na fakturze
W przypadku usług ciągłych, w opisie nazwy usługi na fakturze, oprócz ogólnego określenia rodzaju usługi, zaleca się wskazanie okresu rozliczeniowego, za który faktura jest wystawiana. Jest to kluczowe dla prawidłowego przyporządkowania przychodów i kosztów.
- Przykład: „Usługi medyczne za miesiąc czerwiec 2025” lub „Usługi programistyczne za okres 01.06.2025 – 30.06.2025”.
5. Adnotacja o zwolnieniu z VAT
Konieczność umieszczenia adnotacji o zwolnieniu z VAT na fakturze zależy od rodzaju zwolnienia, z którego korzysta podatnik:
-
Zwolnienie przedmiotowe (na podstawie Art. 43 ust. 1 ustawy o VAT): Jeśli świadczone usługi są zwolnione z VAT ze względu na ich charakter (np. usługi medyczne), to obowiązkowo należy umieścić na fakturze informację o podstawie prawnej zwolnienia. Zgodnie z Art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać „wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu dyrektywy 2006/112/WE Rady (…) lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku”.
- Przykład adnotacji: „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.”. Sprawdź szczegóły jaką adnotację umieszcza lekarz, pielęgniarka, ratownik medyczny, psycholog.
-
Zwolnienie podmiotowe (na podstawie Art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT): Jeśli podatnik jest zwolniony z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży (obecnie 200 000 zł rocznie), nie ma obowiązku umieszczania na fakturze podstawy prawnej zwolnienia. Dopuszczalne jest jednak dobrowolne umieszczenie adnotacji, np. „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Podsumowując, prawidłowe fakturowanie usług ciągłych wymaga precyzyjnego określenia daty sprzedaży jako ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, wystawienia faktury w terminie do 15. dnia kolejnego miesiąca, umieszczenia wszystkich wymaganych elementów oraz, w przypadku zwolnienia przedmiotowego, obowiązkowej adnotacji o podstawie prawnej zwolnienia.