autor: Łukasz Czyżewski
KSeF czyli Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to system stworzony przez Ministerstwo Finansów, w którym będą wystawiane i przechowywane faktury w specjalnym formacie (faktury ustrukturyzowane). Krótko mówiąc to system do którego będziemy wysyłać faktury przychodowe (za pośrednictwem programu do fakturowania – u nas to FakturaXL) oraz pobierać faktury zakupowe. Dzięki integracji FakturaXL z KSeF – będziemy jak dotąd wystawiać faktury przychodowe i jedyną czynnością dodatkową będzie przycisk „wyślij do ksef”. Także faktury zakupowe będziemy pobierać z KSeF za pomocą programu FakturaXL.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Terminy wejścia KSeF jako systemu obowiązkowego to dwa terminy:
od 1 lipca 2024 – dla podatników VAT czynnych
od 1 stycznia 2025 – dla podatników VAT zwolnionych
W dniu 19.01.2024 MF podało komunikat, w którym przesuwa termin wejścia KSeF. Nie będzie to w roku 2024.
Uwaga! Ponieważ wszystkie faktury b2b od 1 lipca 2024, wystawiane przez podatników VAT-czynnych będą już w KSeF, pośrednio z KSeF od 1 lipca 2024 korzystać będą musieli także podatnicy VAT-zwolnieni. Osoby zwolnione z VAT będą pobierać faktury zakupowe poprzez KSeF więc i dla tych podatników KSeF będzie używany już od lipca 2024. Biorąc pod uwagę ten fakt, zalecam korzystać z KSeF także w zakresie fakturowania od 1 lipca 2024 przez osoby zwolnione z VAT.
Jakie faktury obowiązkowo wystawiamy w KSeF?
Fakturowanie w KSeF jest obowiązkowe tylko dla faktury b2b czyli dotyczy faktur wystawionych przez firmę dla innej firmy. Dotyczy to także faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług na rzecz kontrahentów zagranicznych. W KSeF nie będziemy wystawiać faktur b2c, czyli faktur na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Uwaga! jeżeli ktoś uzyskuje przychodu z najmu prywatnego i fakturuje na rzecz firmy – takie faktury także są wystawiane w KSeF (np. najem mieszkania pod kancelarię/gabinet lub najem mieszkania na cele mieszkalne ale za pośrednictwem firmy).
Data wystawienia po nowemu!!!
Najważniejszą zmianą w nowym systemie będzie inna definicja daty wystawienia faktury. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT – fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Na początku obowiązywania systemu będzie to największy problem dla przedsiębiorców. Trzeba tutaj pamiętać, że nasz kontrahent odliczy VAT za miesiąc, w którym wystawiliśmy fakturę. Będziemy w stanie wpisać dowolną datę wystawienia (jak obecnie) ale datą wystawienia wg KSeF będzie dzień, w którym nasza faktura zostanie do KSeF wysłana. Nasz kontrahent pobierając fakturę z KSeF będzie mieć „zaszytą” datę wystawienia w numerze nadanym przez system KSeF.
Tak wygląda numer ksef faktury wysłanej w dniu 8 listopada 2023:
Na początku pracy w KSeF trzeba pamiętać, że jeżeli chcemy za dany miesiąc wystawić fakturę w ostatnim dniu miesiąca – musimy fakturę wystawić i wysłać do ksef w ostatnim dniu miesiąca.
Przykład 1. Podatnik wystawia faktury w cyklach miesięcznych i fakturuje zawsze na ostatni dzień miesiąca. Za miesiąc lipiec 2024 wystawia fakturę w dniu 31.07.2024, wpisuje w fakturze datę wystawienia 31.07.2024, data sprzedaży 31.07.2024, wysyła do KSeF 31.07.2024. Wszystko jest OK. Kontrahent uwzględni naszą fakturę do miesiąca lipca 2024.
Przykład 2. Podatnik wystawia faktury w cyklach miesięcznych i fakturuje zawsze na ostatni dzień miesiąca. Za miesiąc lipiec 2024 wystawia fakturę w dniu 01.08.2024, wpisuje w fakturze datę wystawienia 31.07.2024, data sprzedaży 31.07.2024, wysyła do KSeF 01.08.2024. Kontrahent uwzględni naszą fakturę do miesiąca sierpnia 2024. My oczywiście rozliczy ją do lipca bo obliguje nas data sprzedaży.
Przykład 3. Podatnik wystawia faktury w cyklach miesięcznych i fakturuje zawsze na ostatni dzień miesiąca. Za miesiąc lipiec 2024 wystawia fakturę w dniu 31.07.2024, wpisuje w fakturze datę wystawienia 31.07.2024, data sprzedaży 31.07.2024, wysyła do KSeF 01.08.2024. Kontrahent uwzględni naszą fakturę do miesiąca sierpnia 2024, bo data wystawienia to 1 sierpnia – dzień, w którym wysłaliśmy fakturę do KSeF.
Przykład 4. Podatnik wystawia faktury w cyklach miesięcznych i fakturuje zawsze po uzgodnieniu liczby godzin z kontrahentem. Uzgodnienie następuje na ogół pomiędzy 5-10 dniem kolejnego miesiąca. Za miesiąc lipiec 2024 uzgodniono z kontrahentem ilość godzin w dniu 7 sierpnia. Za miesiąc lipiec 2024 wystawia fakturę w dniu 07.08.2024, wpisuje w fakturze datę wystawienia 07.08.2024, data sprzedaży 31.07.2024, wysyła do KSeF 07.08.2024. Kontrahent uwzględni naszą fakturę do miesiąca sierpnia 2024, bo data wystawienia to 7 sierpnia – dzień, w którym wysłaliśmy fakturę do KSeF.
Dobrą praktyką jest wysyłanie faktury najpierw do KSeF a potem do kontrahenta. Jeżeli będzie to w tym samym dniu, datę wystawienia wpiszemy faktyczną – dzisiejszą, nie będzie z tym żadnych problemów. Oczywiście faktury elektroniczne i papierowe nie znikają. Nadal można je wysyłać i będziemy nadal otrzymywać faktury za telefon czy paliwo. Nie zawsze jednak data wystawiania na wizualizacji faktury będzie tożsama z datą w KSeF.
