KSeF czyli Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to system stworzony przez Ministerstwo Finansów, w którym będą wystawiane i przechowywane faktury w specjalnym formacie (faktury ustrukturyzowane). Krótko mówiąc to system do którego będziemy wysyłać faktury przychodowe (za pośrednictwem programu do fakturowania – u nas to FakturaXL) oraz pobierać faktury zakupowe. Dzięki integracji FakturaXL z KSeF – będziemy jak dotąd wystawiać faktury przychodowe i jedyną czynnością dodatkową będzie przycisk „wyślij do ksef”. Także faktury zakupowe będziemy pobierać z KSeF za pomocą programu FakturaXL.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF będzie od 1 kwietnia 2026 ale w praktyce musimy już korzystać od lutego. Faktury od dużych przedsiębiorców będą odbierane przez ksef już w lutym, np. tankowanie na Orlenie. W okresie przed kwietniem 2026 dobrze zapoznać się z tematem i wysyłać do KSeF faktury dobrowolnie. Uwaga! wysłanie faktury przez KSeF przed 1 kwietnia będzie już na prawdziwych zasadach, tj. brak możliwości edycji faktury po wysłaniu, data wystawienia wg daty wysyłki do KSeF, nadanie numeru KSeF.
Kogo obowiązuje obowiązkowy KSeF?
- od 1 lutego 2026 dla dużych podatników (o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł)
- od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców!!! Uwaga mali podatnicy już od 1 lutego 2026 korzystają z KSeF w zakresie pobierania faktur (w KSeF będą już faktury od dużych podmiotów oraz od małych dobrowolnie korzystających z KSeF)
- podatników korzystających ze zwolnienia z VAT
- podatników VAT czynnych
Jakie faktury obowiązkowo wystawiamy w KSeF?
Fakturowanie w KSeF jest obowiązkowe tylko dla faktur b2b czyli dotyczy faktur wystawionych przez firmę dla innej firmy. Dotyczy to także faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług na rzecz kontrahentów zagranicznych.
W KSeF można ale nie ma obowiązku wystawiania faktur na rzecz konsumentów b2c, czyli faktur na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Oczywiście te faktury można wysyłać w KSeF, ale nie trzeba.
W zależności od ustawień programu do fakturowania, może się okazać że w łatwiej będzie wysyłać wszystkie faktury do KSeF, zarówno te b2b jak i b2c. Będzie tak w sytuacji, w której ustawimy automatyczne wysyłanie do KSeF wszystkich faktur wystawionych w danym dniu. Taka opcja jest na FakturaXL – ustawimy np. „wyślij do KSeF o godzinie 21” i system robi to automatycznie.
Uwaga! jeżeli ktoś uzyskuje przychodu z najmu prywatnego i fakturuje na rzecz firmy – takie faktury także są wystawiane w KSeF (np. najem mieszkania pod kancelarię/gabinet lub najem mieszkania na cele mieszkalne ale za pośrednictwem firmy).
Data wystawienia po nowemu!!!
Najważniejszą zmianą w nowym systemie będzie inna definicja daty wystawienia faktury. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT – fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Na początku obowiązywania systemu będzie to największy problem dla przedsiębiorców. Trzeba tutaj pamiętać, że nasz kontrahent odliczy VAT za miesiąc, w którym wystawiliśmy fakturę. Będziemy w stanie wpisać dowolną datę wystawienia (jak obecnie) ale datą wystawienia wg KSeF będzie dzień, w którym nasza faktura zostanie do KSeF wysłana. Nasz kontrahent pobierając fakturę z KSeF będzie mieć „zaszytą” datę wystawienia w numerze nadanym przez system KSeF.
Tak wygląda numer ksef faktury wysłanej w dniu 26 maja 2026:
Numer KSeF: 6452343090-20250526-15AE4EDD8CD6-19
Na początku pracy w KSeF trzeba pamiętać, że jeżeli chcemy za dany miesiąc wystawić fakturę w ostatnim dniu miesiąca – musimy fakturę wystawić i wysłać do ksef w ostatnim dniu miesiąca.
Przykład 1. Podatnik wystawia faktury w cyklach miesięcznych i fakturuje zawsze na ostatni dzień miesiąca. Za miesiąc kwiecień 2026 wystawia fakturę w dniu 30.04.2025, wpisuje w fakturze datę wystawienia 30.04.2026, data sprzedaży 30.04.2026, wysyła do KSeF 30.04.2026. Wszystko jest OK. Kontrahent uwzględni naszą fakturę do miesiąca kwietnia 2026.
Przykład 2. Podatnik wystawia faktury w cyklach miesięcznych i fakturuje zawsze na ostatni dzień miesiąca. Za miesiąc kwiecień 2026 wystawia fakturę w dniu 01.05.2026, wpisuje w fakturze datę wystawienia 30.04.2026, data sprzedaży 30.04.2026, wysyła do KSeF 01.05.2026. Kontrahent uwzględni naszą fakturę do miesiąca maja 2026. My oczywiście rozliczymy ją do kwietnia bo obliguje nas data sprzedaży.
Przykład 3. Podatnik wystawia faktury w cyklach miesięcznych i fakturuje zawsze na ostatni dzień miesiąca. Za miesiąc kwiecień 2026 wystawia fakturę w dniu 30.04.2026, wpisuje w fakturze datę wystawienia 30.04.2026, data sprzedaży 30.04.2026, wysyła do KSeF 01.05.2026. Kontrahent uwzględni naszą fakturę do miesiąca maja 2026, bo data wystawienia to 1 maja – dzień, w którym wysłaliśmy fakturę do KSeF.
Przykład 4. Podatnik wystawia faktury w cyklach miesięcznych i fakturuje zawsze po uzgodnieniu liczby godzin z kontrahentem. Uzgodnienie następuje na ogół pomiędzy 5-10 dniem kolejnego miesiąca. Za miesiąc kwiecień 2026 uzgodniono z kontrahentem ilość godzin w dniu 7 maja. Za miesiąc kwiecień 2026 wystawia fakturę w dniu 07.05.2026, wpisuje w fakturze datę wystawienia 07.05.2026, data sprzedaży 30.04.2026, wysyła do KSeF 07.05.2026. Kontrahent uwzględni naszą fakturę do miesiąca maja 2026, bo data wystawienia to 7 maja – dzień, w którym wysłaliśmy fakturę do KSeF.
Uwaga! Nie można już wystawiać faktur po terminie tj. po 15-tym dniu miesiąca za miesiąc poprzedni, wpisując datę wsteczną. Wystawienie faktury po terminie będzie widoczne w systemie KSeF a jest to wykrocznie skarbowe zagrożone karą 160-32.000zł!!!
Faktury na rzecz zagranicznych kontrahentów
Faktury za usługi na rzecz kontrahentów spoza Polski (eksport usług oraz eksport usług art. 28b) po stronie sprzedawcy musi być wystawiona w KSeF. Odbiorca faktury (firma zagraniczna) nie korzysta z KSeF więc dostarczamy mu fakturę w standardowy sposób (bezpośrednio z programu, mailem jako załącznik) ale dodatkowo musi być taka faktura opatrzona kodem QR, który umożliwi wizualizację faktury z KSeF. Ta funkcjonalność będzie udostępniona na FakturaXL.
Faktury uproszczone (paragon z NIP do 450zł)
Planowane jest odroczenie likwidacji wystawiania faktur z kasy fiskalnej do końca grudnia 2026 roku. To oznacza, że od 1 stycznia 2027 faktury uproszczone (czyli paragon z numerem NIP drukowany z kasy fiskalnej) nie będzie już w o ogóle funkcjonował.
Koniec z notami korygującymi
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana techniczna, ale rewolucja w naszych przyzwyczajeniach księgowych. Jedną z „ofiar” cyfryzacji jest dokument, który znają wszyscy przedsiębiorcy: nota korygująca.
Do tej pory, jeśli na fakturze pojawiła się tzw. „oczywista pomyłka” (np. literówka w nazwie firmy, błędny adres, zły numer rejestracyjny pojazdu), nabywca mógł wziąć sprawy w swoje ręce. Wystawiał notę korygującą, sprzedawca ją akceptował i sprawa była załatwiona.
W KSeF nie ma miejsca na noty korygujące.
Struktura logiczna e-faktury nie przewiduje dokumentu, którym nabywca mógłby ingerować w treść pierwotnej faktury wystawionej przez sprzedawcę.
Co zrobić, gdy zauważysz błąd na fakturze w KSeF?
Od momentu wejścia obowiązkowego KSeF (przypomnijmy: luty 2026 dla dużych firm, kwiecień 2026 dla wszystkich), ścieżka postępowania będzie wyglądać następująco:
-
Otrzymujesz fakturę z błędem (np. błędny NIP lub nazwa).
-
Nie możesz wystawić noty w systemie.
-
Musisz skontaktować się ze sprzedawcą.
-
Sprzedawca (i tylko on) musi wystawić fakturę korygującą w KSeF, podając prawidłowe dane.
Samofakturowanie w KSeF
Osoby, które świadczą usługi na rzecz Polskiej firmy, i ta firma w Państwa imieniu wystawia fakturę (tzw. samofakturowanie) będzie mogła to robić także w KSeF. Technicznie będzie trzeba kontrahentowi nadać uprawnienia ale to już jest temat poza nami. Odnośnie technicznych szczegółów proszę się kontaktować z kontrahentem.
Osoby, które mają samofakturowanie ale z firmą zagraniczną nie będą musieli wystawiać faktury w KSeF. Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym z 7 grudnia 2025 zostało to wyłączone z KSeF.
Uwaga! od 1 stycznia 2027 przelewy za faktury po nowemu!!!
Planowane jest stosowanie obowiązkowo numeru KSeF podczas dokonywania przelewu za fakturę z KSeF. Zobaczymy jak będzie to wyglądać z poziomu tworzenia przelewu w banku ale zapewne najprościej będzie płacić przez skanowanie kodu QR z faktury. Ten przepis automatycznie likwiduje możliwość wpłat za usługi/towary przed wystawieniem faktury, w tym likwiduje stałe zlecenia w tym zakresie.
Dokumenty poza KSeF!
Faktury, którą będą przechodzić przez KSeF (faktury przychodowe i faktury kosztowe) będziemy pobierać za pośrednictwem FakturaXL. Część dokumentów księgowych, potrzebnych do prawidłowego zaksięgowania miesiąca będą musiały być dostarczane nam jak dotychczas. Oto lista tych dokumentów:
- faktury zakupowe spoza Polski (nabycie towarów, import usług)
- łączny raport okresowy (dla osób, które mają kasę fiskalną)
- potwierdzenia otrzymania przelewów za faktury w walucie obcej (na potrzeby wyliczenia różnic kursowych)
- informacja lub dokumenty o wysokości benefitów w miesiącu
- potwierdzenia otrzymania przelewów z tytułu najmu prywatnego
- potwierdzenia zapłaty PIT/PPL/PPE
- w okresie do 31.12.2026 – otrzymane faktury uproszczone (czyli paragon z numerem NIP do kwoty 450zł)
- faktury wystawione dla konsumentów B2C – jeżeli nie wysyłasz faktur dla konsumentów przez KSeF
- bilety z bramek autostradowych, bilety PKP zakupione w kasie
- polisy ubezpieczeniowe
- samofakturowanie przez nabywcę (podmiot zagraniczny): Gdy nabywcą jest podmiot zagraniczny nieposiadający polskiego NIP, który wystawia fakturę w imieniu polskiego sprzedawcy (self-billing)